Een zonne-installatie aanbesteden: technisch bestek

1. Bepaal wat u wilt kopen

Bepaal het doel voordat u één regel van het bestek schrijft: een percentage van het verbruik dekken, het hele beschikbare dak benutten of een budget niet overschrijden. Elk doel leidt tot een andere installatie. Als u het niet zelf bepaalt, bepaalt elke inschrijver het op zijn eigen manier en zijn de inschrijvingen niet vergelijkbaar.

2. Verstrek de uitgangsgegevens

• Elektriciteitsverbruik over 12 maanden en, als het bestaat, het uurprofiel.
• Huidig tarief en huidige netaansluiting.
• Tekeningen van het dak of het terrein, met schaduwen en obstakels.
• Constructieve gegevens van het dak.
• Eendraadsschema en locatie van de verdeelkast.
• Beperkingen voor toegang, werktijden en veiligheid.

Plan een verplichte technische schouw en een vragenronde met antwoorden voor iedereen.

3. Leg de minimumeisen vast

Vraag wat u nodig hebt, geen merk. Een fabrikant voorschrijven beperkt de concurrentie zonder het resultaat te verbeteren.

4. Maak de producties vergelijkbaar

Dit is het punt dat een beoordeling het meest vertekent. Als elke inschrijver de energie raamt met zijn eigen database en zijn eigen aannames, wint de meest optimistische.

• Leg de instralingsbron vast: bijvoorbeeld de Explorador Solar van het Ministerio de Energía.
• Vraag het volledige simulatierapport, met uitgesplitste verliezen.
• Eis de productie in kWh per kWp, om waarden buiten het normale bereik op te sporen. Ter referentie: PVGIS raamt 1.832 kWh per kWp per jaar in Santiago voor een vast opgesteld systeem zonder schaduw.
• Als de productie een beoordelingscriterium is, zorg dan dat ze gegarandeerd is.

5. Beoordeel op energiekosten

De installatieprijs bevoordeelt de goedkoopste inschrijving, ook als die minder opwekt. Een beter criterium deelt de totale kosten door de gegarandeerde energie:

Een evenwichtige beoordelingsmethodiek combineert die indicator met een technische score voor apparatuur, garanties, termijn en aantoonbare ervaring.

6. Neem het contract op in het bestek

De voorwaarden die ertoe doen (betalingsmijlpalen, boetes, opleveringstests, prestatiegarantie) moeten bekend zijn vóór het inschrijven. Er pas na de gunning over onderhandelen ontneemt de opdrachtgever zijn sterkste positie. De gids over belangrijke contractclausules beschrijft ze in detail.

Wat een echte aanbesteding laat zien

In 2017 werd via Mercado Público de installatie van 30 kWp van het La Moneda-paleis aanbesteed, binnen het programma Techos Solares Públicos van het Ministerio de Energía. De drie laagste inschrijvingen bedroegen CLP 32,2 miljoen, CLP 33,7 miljoen en CLP 46,6 miljoen.

De eerste twee lagen 4,4% uit elkaar: met een gestandaardiseerd bestek komen inschrijvers die de scope begrijpen dicht bij elkaar uit. De derde, 45% duurder, laat de andere kant zien: ook met een duidelijk bestek zijn er inschrijvingen die iets anders offreren. Het programma, waarin meer dan 130 openbare gebouwen werden aangepakt, publiceerde bovendien zijn gunningskosten: een prijsreferentie voor de hele markt.

In de publieke sector

Overheidsaankopen vallen onder de regelgeving voor overheidsopdrachten en verlopen via Mercado Público. Het voorgaande blijft gelden: het technisch bestek is het document dat bepaalt of er vergelijkbare inschrijvingen binnenkomen. Twee extra aandachtspunten:

• De beoordelingscriteria en hun wegingen moeten in het bestek staan en kunnen daarna niet meer worden gewijzigd.
• Een voorafgaande marktconsultatie helpt voorkomen dat inschrijvers worden uitgesloten door een slecht afgestelde eis.